La méthode pour optimiser son temps et devenir plus productif

Et si tu pouvais avoir une méthode, TRES simple, à suivre pour devenir plus productif TOUT DE SUITE !!

Le rêve de tous les entrepreneurs est de pouvoir optimiser leur temps pour effectuer le plus de tâches possibles en le moins de temps possible.

On le sait tous, la plus grande denrée que nous ayons est le temps. C’est la seule denrée qui une fois perdue ne peut être retrouvée.

Chaque journée commence avec un réservoir de 86 400 secondes. On peut utiliser ce temps pour faire des choses… ou pas.

Mais la seule chose sûre est que, une fois ce temps écoulé, on ne peut plus le récupérer.

Il faut donc optimiser son temps pour pouvoir effectuer toutes nos tâches de la journée.

Et là je ne te parle pas uniquement de travail, mais aussi de loisirs, famille, etc…

Quand on pense à la vie toute entière, sauf preuve du contraire, nous n’avons qu’une vie. Une fois qu’elle est finie… elle est finie.

Il faut donc profiter de ce laps de temps pour faire des choses.

Et l’un des plus grands regrets qu’ont les gens en fin de vie est de ne pas avoir fait assez de choses.

Et dans l’entrepreneuriat c’est la même chose. Quand on crée on se met dans une situation inconfortable financièrement car en général on quitte un poste, ou bien on dispose de ressources limitées. Et souvent les deux à la fois !!

Mais aussi auprès de ses proches car monter une entreprise prend un temps fou. Et la gérer, encore plus.

Et la majorité des entrepreneurs qui ont fait couler leurs entreprises regrettent de ne pas avoir mieux gérer leurs temps et leurs priorités.

Comme mon objectif est que tu deviennes un entrepreneur hors pair. Mais surtout que tu crées une entreprise pérenne dans le temps. Je vais te donner quelques règles de base à appliquer tout de suite pour optimiser ton temps et être plus productif.

Mais aussi augmenter tes chances d’avoir une entreprise qui cartonne.

 

La loi de Pareto (80/20)

Un peu d’histoire pour commencer.

Vilfredo Pareto était un économiste et sociologue, né à Paris le 15 juillet 1848. Il étudia les mathématiques à l’Ecole Polytechnique de Turin.

A la fin du 19ème siècle, il étudia l’économie de la France, l’Angleterre, la Russie, la Prusse, l’Italie et la Suisse.

Plus productif

Et il se rendit compte qu’il existait une corrélation entre ces pays dans le pourcentage de « riches » par rapport à la population totale.

En gros si on estime une personne riche à partir de 1 000 000 euros. Le pourcentage d’une personne ayant 1 000 000 d’euros, par rapport à la population totale du pays, est quasiment le même partout.

Ces travaux n’ont pas directement impliqué la répartition 80%/20%. Mais en 1954, Joseph Juran, qui s’est inspiré du travail de Mr Pareto, utilisa l’expression « Principe de Pareto ». Qui dit que 80% des résultats proviennent de 20% des causes.

C’est la raison pour laquelle on appelle, aussi, ce principe « La Loi des 80/20 ».

L’avantage pour toi ?

Maintenant tu te dis que c’est bien beau, que tu as appris quelque chose mais en quoi cela va t’aider à être plus productif ?

Et je te réponds tout simplement que cette règle s’applique à toute activité que tu entreprends.

Pour en revenir à notre sujet, quand tu crées une entreprise c’est pareil. 20% de tes actions, donne 80% des résultats.

Et pour pouvoir optimiser ton temps il va falloir que tu identifies ces 20% et que tu délègues les 80%.

Cela te permettra d’être plus efficace dans tes actions, de gagner du temps pour faire autre chose.

Il est clair qu’au début cela sera compliqué car déléguer veut aussi dire « payer ». Et donc tu ne seras pas forcément en mesure de déléguer tous les 80%.

Mais il faut que tu profites de cette période pour identifier ces 20% et de t’y attacher pour pouvoir être plus efficace derrière.

L’avantage ? Tu auras plus de temps pour toi, pour le passer avec ta famille par exemple. Pour avoir de nouveaux loisirs. Ou pour travailler plus sur d’autres parties de ton business.

 

Comment l’appliquer ?

Il n’y a pas de règle précise pour appliquer la loi de Pareto.

Mais je peux te donner quelques conseils.

Déjà il faut que tu crées une base de données de tes actions. Plus simplement tu crées un fichier Excel, dans lequel tu listes tes actions et le résultat de ces actions.

A toi d’identifier tes indicateurs de performance, car ils varient en fonction des projets et surtout de tes objectifs.

Le mieux serait de créer une feuille pour chaque domaine. Par exemple, une feuille pour tes clients, une pour ta communication, une pour tes fournisseurs, etc…

Ensuite alimente cette base de données pendant une période qui varie en fonction de ton activité. Elle peut aller de 1 semaine à 6 mois.

L’idée est d’avoir assez d’informations pour pouvoir les analyser.

Ensuite analyse ces données, tu te rendras compte de la répartition. Et là tu sauras sur quels postes te concentrer et lesquels déléguer.

Bien sûr ne soit pas trop à cheval sur les chiffres. Ce ne sera pas EXACTEMENT 80/20 mais s’en sera proche. Si tu as 70/30 c’est assez représentatif.

En appliquant cette règle n’importe qui peut optimiser son temps assez facilement et donc être plus productif.

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La Matrice d’Eisenhower

 Dwight D. Eisenhower

Dwight D. Eisenhower est le 34ème président des Etats-Unis d’Amérique. Il gouverna le pays pendant 2 mandats.

Mais avant ça, il fut chef d’État-Major général des Forces armées des États-Unis de 1945 à 1948 et commandant suprême des forces alliées en Europe du 2 avril 1951 au 30 mai 1952.

Il a planifié le débarquement en Normandie par les forces alliées en étant à la tête du SHAEF (Supreme Headquarter Allied Expeditionary Force).

Il a aussi tenu la position de président de l’université de Columbia.

Plus productif

Tu te demandes sûrement pourquoi je te fais étal de son CV.

Mais tu peux être d’accord qu’une seule de ces lignes ferait rêver n’importe quelle personne…

La vraie question à se poser est : COMMENT a-t-il pu faire tout ça en une seule vie ?

Et la réponse est dans son mantra : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »

Tu vois, il avait la réputation d’être quelqu’un d’obsédé par le fait d’être le plus productif possible… Et il a réussi à optimiser son temps au maximum durant toute sa vie.

Je t’ai raconté cette histoire car il fallait un exemple concret pour comprendre que le fait d’optimiser son temps peut changer la vie.

Ton niveau de productivité, peut te faire passer à un niveau supérieur dans ta vie. Et la vie d’Eisenhower en est un exemple tangible.

D’ailleurs ce n’est pas lui qui créa cette matrice, mais c’est lui qui l’a inspiré.

Et sa stratégie est simple pour organiser ses tâches quotidiennes.

 

La Matrice

Voici comment tu vas pouvoir utiliser son expérience pour pouvoir être plus productif. Et surtout optimiser le choix de ce que tu dois faire ou pas.

Appliquer la matrice d’Eisenhower pour son projet et optimiser son temps est très simple.

Tu vas devoir classer tes taches selon 4 critères :

  • Urgent et important (A faire immédiatement)
  • Important mais pas urgent (A programmer pour plus tard)
  • Urgent mais pas important (A déléguer)
  • Pas urgent et Pas important (A éliminer)

Et pour t’aider voici à quoi ressemble cette matrice

plus productif

A ce stade, tu sais comment identifier tes tâches les plus importantes, puis tu sais comment classer ces tâches par ordre de priorité.

Maintenant il va falloir s’atteler à la tâche et commencer par faire ce que tu as à faire.

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La technique Pomodoro

Après avoir optimisé son temps dans le choix de tâche à effectuer. Il faut pouvoir optimiser aussi son temps dans l’effectuation de cette tâche. Ce qui est la définition exacte d’être “plus productif” !!

Et pour ça il n’y a pas de meilleur moyen que la technique Pomodoro.

 

La Naissance de la technique

Dans les années 80, alors que Francesco Cirillo était en 2ème année universitaire, il se retrouva dans une période de faible productivité.

Il allait en cours, rentrait, étudiait, mais sentait qu’il n’était pas productif. Et pire il avait l’impression qu’il perdait son temps, alors que les échéances approchaient à grands pas.

Il se mit à observer les autres étudiants et leurs façons d’étudier. Il se rendit compte qu’il existait un très grand nombre de distractions qui se traduisaient par un grand nombre de coupures durant les révisions.

Mais aussi que le niveau de concentration et de motivation était très faible.

Il se posa alors une question…

« Est-ce que je suis capable de me concentrer pendant 10 minutes non-stop ? »

Et pour cela il avait besoin d’un arbitre impartial, qu’il trouva dans sa cuisine. Un minuteur utilisé pour mesurer le temps de cuisson, en forme de tomate… Pomodoro (tomate en italien pour les non italophones).

C’est de là que tout a commencé !!!

Plus productif

 

La technique

Tu as surement dû déjà en entendre parler, car cette technique est très connue.

Mais elle n’en est pas moins efficace.

D’ailleurs pour moi c’est la meilleure technique pour optimiser son temps de travail en étant entrepreneur et être plus productif.

Car quand tu es entrepreneur tu n’as pas de patron derrière toi. Tu dois te fixer tes propres échéances pour être efficace. Tu dois donc faire preuve d’autodiscipline.

Et cette méthode est la meilleure pour apprendre à être autodiscipliné.

Concrètement, voici comment elle se construit :

  • Tu bosses 25 minutes
  • Tu fais une pause de 5 minutes
  • Tu bosses 25 minutes
  • Tu fais une pause de 5 minutes
  • Tu bosses 25 minutes
  • Tu fais une pause de 5 minutes
  • Tu bosses 25 minutes
  • Tu fais une pause de 15 minutes

Et là tu décides si tu refais une session ou si c’est l’heure de manger ou de changer de tâche, etc…

Pour résumer cela revient à effectuer 4 tranches de travail de 25 minutes, avec un repos de 5 minutes entre chacune. Et à la fin de ces 4 tranches de se reposer 15 minutes.

 

Devenir plus productif avec la technique

Tu as donc choisi les tâches les plus importantes à faire pour que ton projet soit efficace. Puis tu as priorisé ces tâches pour savoir lesquelles faire en premier et lesquelles déléguer.

Maintenant tu prends tes tâches et les inclues dans ta To-Do liste en fonction de ces critères.

Et quand tu les effectues tu dois aussi être le plus efficace (le plus productif) possible, sinon le temps gagné auparavant ne sert plus à rien.

Bien sûr au début cela sera difficile car tu changes une habitude. Et cela te sort de ta zone de confort. Mais une fois que tu seras habitué tu te rendras compte que ta productivité a augmenté de manière significative.

De plus tu vas travailler ton autodiscipline et ta capacité de concentration.

Francesco Cirillo lui-même n’a pas été efficace d’emblée avec cette méthode, mais avec le temps il a réussi à l’apprivoiser. Et donc à devenir plus productif.

 

Conseils

Dis-toi que la concentration est-un muscle. Si je te demande de courir un marathon de 50 km tu sais pertinemment que si tu n’es pas entraîné, tu n’y arriveras pas.

Plus productif

C’est pareil pour la concentration. Au début, une session de 25 minutes te paraîtra longue. Mais en quelques jours ce sera très facile.

Et à ce moment-là je te conseille de jouer avec le temps. Essaye avec 30 minutes, puis 45 minutes. L’idée est de trouver le rythme de croisière qui te convient le mieux et avec lequel tu es le plus productif et efficace.

Un dernier conseil pour la route, n’applique pas cette technique pour tes loisirs. Quand tu es avec ta famille, ou tes amis.

Il faut vraiment savoir cloisonner entre les différentes parties de ta vie. Quand tu travailles il faut que tu penses exclusivement au travail et pareil quand tu te reposes.

Si tu te reposes mais que tu penses au travail alors tu ne profiteras pas de ton repos et vice-versa.

 

Conclusion

Cette méthode n’est pas une méthode miracle, il faut vraiment que tu fasses le choix de l’appliquer pour qu’elle le devienne.

Mais cette méthode est une base de travail. C’est le minimum que tu doives maîtriser pour optimiser ton temps, tes actions et devenir plus productif.

Ensuite sur ce squelette il faudra que tu greffes d’autres actions pour améliorer ta gestion et devenir encore plus efficace.

Mais pour en arriver là tu dois dans un premier temps maîtriser cette première méthode.

N’oublie pas que tu es le/la seul(e) aux commandes de ta vie. Et tu dois faire le choix de la responsabilité ou du regret.

Et comme disait Jim Rohn :

« Nous devons tous souffrir d’une douleur, soit la douleur de la discipline soit le regret. La différence est que la discipline pèse quelques grammes alors que le regret pèse des tonnes ».

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Applique cette méthode et tu deviendras productif

TOUT DE SUITE

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